Déclaration de confidentialité de Profond Institution de prévoyance
1. Quel est l’objet de la présente déclaration de confidentialité ?
Dans la présente déclaration de confidentialité, nous vous informons de la manière dont nous traitons vos données personnelles (ou les « données »).
Nous entendons par traitement la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données.
Vous découvrirez :
- les données que nous traitons,
- à quelle fin,
- pendant combien de temps et
- sur quelle base
nous les traitons.
En outre, nous indiquons
- à qui nous communiquons vos données,
- comment nous protégeons vos données et
- quels sont vos droits.
2. Qui est responsable du traitement des données ?
Profond Institution de prévoyance est responsable du traitement des données en vertu de la présente déclaration.
Vous pouvez nous contacter au sujet de vos questions relatives à la protection des données à l'adresse :
Profond Vorsorgeeinrichtung
Datenschutzberater
Zollstrasse 62
8005 Zürich
058 589 89 81
datenschutz@profond.ch
3. A qui s’adresse la déclaration de confidentialité ?
Nos traitements de données peuvent notamment concerner les personnes suivantes :
- personnes assurées,
- employeurs (y compris les interlocuteurs de l’employeur),
- proches de personnes assurées et autres personnes bénéficiaires,
- interlocuteurs des assurances sociales et privées, autres institutions de prévoyance, fondations de libre passage, partenaires contractuels, autorités et administrations,
- visiteurs de nos sites web,
- abonnés à nos newsletters,
- personnes qui prennent contact avec nous.
Si vous nous transmettez des données sur d’autres personnes, nous partons du principe que vous y êtes autorisé et que les données sont exactes. Vous le confirmez en transmettant les données. Veuillez également vous assurer que ces tiers ont été informés au préalable de la présente déclaration de confidentialité.
4. Quelles données traitons-nous ?
Nous traitons différentes catégories de données à votre sujet. Les principales catégories sont les suivantes :
Nous désignons comme des données de base les données fondamentales dont nous avons besoin en plus des données contractuelles (voir ci-dessous) pour remplir nos obligations légales et contractuelles ou à des fins de marketing et publicitaires.
Font par exemple partie des données de base :
- Prénom, nom,
- Adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées,
Pour les personnes assurées ou leurs proches :
- état civil, date de naissance, âge, sexe, nationalité, numéro AVS,
- La date d’entrée ou de sortie chez l’employeur, le taux d’occupation, le salaire annuel, l’avoir de vieillesse,
- Données de santé, p. ex. le taux de capacité de travail de la personne assurée.
Les données contractuelles sont des données que nous traitons dans le cadre de la conclusion d’un contrat ou de l’exécution d’un contrat. Cela couvre par exemple les données personnelles dont nous avons besoin pour mettre en œuvre la prévoyance professionnelle (données de prévoyance) ou dans le cadre du traitement de cas de prestations (données de prestations).
Font par exemple partie des données contractuelles, de prévoyance et de prestations :
- Les informations en lien avec les cas de prestations (p. ex. motif du cas de prestation, par exemple accident ou maladie, données de santé en lien avec un cas de prestation).
- Les informations en lien avec un événement de la vie (p. ex. achat du logement, date d’un divorce).
- Les informations en lien avec la convention d’affiliation avec l’employeur (p. ex. plan de prévoyance, composition de la commission de prévoyance du personnel).
Nous entendons par là les données personnelles qui se rapportent à votre situation financière. En font également partie les données en lien avec les paiements et les coordonnées bancaires.
Nous traitons par exemple pour les personnes assurées :
- Des informations sur l’avoir de vieillesse,
- Des données sur le salaire,
- Les rachats de prévoyance professionnelle,
- Les versements de rentes et
- Des informations sur la prestation de sortie.
Par ailleurs, nous traitons également des données financières de proches et de bénéficiaires, p. ex. en cas de versement de rentes au conjoint survivant.
Si vous nous contactez par le biais de ProfondConnect, par courriel, par téléphone, par courrier ou par un autre moyen de communication, nous enregistrons les données échangées entre vous et nous, y compris vos coordonnées.
Certains services (p. ex. ProfondConnect ou nos newsletters) ne peuvent être utilisés qu’avec un compte utilisateur ou une inscription. Dans ce cas, vous devez nous indiquer certaines données et nous collectons des données sur l’utilisation de l’offre ou du service.
Si vous utilisez nos sites web, ProfondConnect ou d’autres offres électroniques, nous collectons certaines données techniques (p. ex. l'adresse IP de votre terminal ou des fichiers de journalisation qui enregistrent l’utilisation de nos sites web).
Nous collectons aussi vos données dans d’autres situations. Dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires par exemple, il peut arriver que des données (comme les dossiers, preuves, etc.) vous concernent. Nous pouvons également collecter des données pour des raisons de protection de la santé (p. ex. dans le cadre de programmes de protection).
Enfin, nous pouvons également collecter des données concernant :
- les personnes qui entrent dans certains bâtiments, et quand, ou
- les personnes qui participent à des événements ou actions, et quand
Les données personnelles susmentionnées sont partiellement des données personnelles particulièrement sensibles. En lien avec les cas de prévoyance et de prestations, nous pouvons utiliser des données de santé (questionnaires de santé, rapports médicaux, autres informations médicales, etc.). Nous ne traitons les données personnelles particulièrement sensibles que si c’est nécessaire dans le cadre de la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle ou si vous avez consenti à leur traitement.
5. D’où proviennent les données personnelles ?
Nous obtenons des données de base de votre part, de la part de votre employeur, de tiers, par exemple d’autres institutions de prévoyance et assurances sociales, des autorités, tribunaux, partenaires contractuels, prestataires de services financiers et à partir de sources accessibles au public, par exemple les registres publics ou Internet.
6. A quelles fins traitons-nous vos données ?
- pour conclure et exécuter des contrats d’affiliation avec l’employeur. Nous traitons dans ce cadre notamment des données de base, des données contractuelles, des données de prévoyance et de prestations, des données financières et des données de communication ;
- pour admettre des personnes assurées. Nous traitons par exemple des données de base, des données contractuelles, des données de prévoyance, des données de prestations, des données financières et des données de communication.
- pour traiter des cas de prévoyance et de prestations, y compris pour la coordination avec d’autres institutions de prévoyance, assurances sociales et privées. Dans ce cadre, nous traitons notamment des données contractuelles, des données de prévoyance, des données de prestations, des données financières et des données de santé.
- Pour calculer l’obligation de cotiser de l’employeur, nous traitons des données contractuelles et des données financières.
- Pour répondre aux demandes et pour le service à la clientèle. Dans ce cadre, nous traitons principalement des données de base, des données de communication, des données de prévoyance et des données de prestations ;
- Pour l’exécution d’autres contrats, nous traitons notamment des données de base, des données contractuelles et des données de communication ;
- Pour prévenir la fraude et l’utilisation abusive et pour assurer la sécurité, notamment informatique, nous traitons principalement des données de communication, des données d’inscription et des données techniques ;
- Pour respecter les lois, instructions et recommandations des autorités et les règles internes (conformité). Nous traitons dans ce cadre notamment des données de base, des données contractuelles, des données de prévoyance, des données de prestations, des données financières et des données de communication.
- Pour assurer la gestion des risques, les contrôles internes et dans le cadre d’une gouvernance d’entreprise prudente (y compris l’organisation de l’entreprise et son développement), nous traitons principalement des données de base, des données contractuelles, des données de prévoyance, des données de prestations et des données financières.
- Pour défendre des droits, par exemple devant les tribunaux ou auprès des autorités, toutes les catégories de données personnelles peuvent être concernées ;
- Pour d’autres finalités, p. ex. dans le cadre de notre administration, dont font par exemple partie la comptabilité, l’archivage de données et la formation de collaborateurs. Dans ce cadre, toutes les catégories de données peuvent être traitées.
7. Sur quelles bases traitons-nous les données ?
Le traitement des données est effectué sur la base de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP) et de la loi fédérale sur le libre passage dans la prévoyance professionnelle (LFLP) et de leurs ordonnances afférentes.
Dans le cadre de la prestation de services qui ne sont pas régis dans la LPP et la LFLP, nous ne traitons en principe les données qu’après que vous y ayez consenti. Les consentements peuvent être révoqués à tout moment par écrit, avec effet pour l’avenir. Dès que nous avons reçu votre annonce de révocation de votre consentement, nous ne traiterons plus vos données aux fins auxquelles vous aviez initialement consenti, à moins que nous ne disposions d’une autre base juridique pour le traitement. En révoquant votre consentement, la légalité du traitement effectué jusque-là n’est pas affectée.
Si nous ne vous demandons pas votre consentement pour un traitement, nous fondons notre traitement de vos données personnelles sur le fait que le traitement est nécessaire pour l’ébauche ou l’exécution d’un contrat, ou que nous avons un intérêt légitime à poursuivre les finalités décrites au point 6. La commercialisation de nos services et l’intérêt de mieux comprendre vos besoins et de diriger et développer notre entreprise, y compris l’aspect opérationnel, de manière sûre et efficace en font partie.
Lorsque nous recevons des données particulièrement sensibles, nous pouvons également traiter vos données sur d’autres bases juridiques, p. ex. en cas de litiges, sur la base de la nécessité du traitement pour un éventuel processus ou pour exercer ou défendre des droits. Exceptionnellement, d’autres motifs juridiques peuvent s’appliquer, ce que nous vous communiquerons séparément, le cas échéant.
8. A qui communiquons-nous vos données ?
Dans le cadre de la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle, nous transmettons également vos données personnelles à des tiers, notamment aux catégories de destinataires suivantes :
Employeurs, la transmission ne concerne que les données personnelles qui peuvent être communiquées à l’employeur ;
Dans le cadre du traitement des cas de prévoyance et de prestations, nous pouvons communiquer des données à d’autres institutions de prévoyance et assurances sociales, à d’autres assurances, aux autorités et administrations, aux tribunaux et à des avocats externes, à des prestataires de services et experts médicaux, à des prestataires de services financiers et à des fournisseurs de crédit ;
Des tiers peuvent être impliqués dans le cadre de la vérification d’adresse et de solvabilité et du recouvrement de créances ;
Les autorités, administrations et tribunaux peuvent obtenir des données personnelles auprès de nous, si nous y sommes obligés ou si cela semble nécessaire pour défendre nos intérêts.
Autres personnes : si le recours à des tiers résulte des finalités du ch. 6, des données peuvent aussi être communiquées à d’autres destinataires.
Prestataires : nous collaborons avec des prestataires en Suisse et à l’étranger. Ils reçoivent des données de notre part pour notre compte et les utilisent conformément à nos instructions en tant que sous-traitants. Ils doivent prendre des mesures appropriées pour la protection et la sécurité des données. D’autres prestataires peuvent être des « responsables du traitement », qui décident seuls ou en coopération avec nous de la finalité et des moyens du traitement (p. ex. avocats). Les courtiers font partie de ces prestataires. Nous obligeons les courtiers à respecter les dispositions légales de protection des données en vigueur et les obligations de confidentialité prévues par la LPP. Nous nous assurons contractuellement que les courtiers traitent les informations sur la situation de prévoyance personnelle des personnes assurées que les courtiers de Profond reçoivent uniquement afin d’établir des offres. Ils ne peuvent transférer ces données qu’à d’autres institutions de prévoyance suisses. Une utilisation ou un traitement des données par les courtiers allant au-delà des cas susmentionnés n’est pas autorisé en vertu du contrat. Il est notamment interdit aux courtiers de transférer ces informations à l’employeur ou à d’autres tiers sans les anonymiser. Ils doivent garantir la sécurité des données.
Cette communication est nécessaire pour des motifs légaux ou opérationnels. Les obligations de confidentialité contractuelles ne s’opposent donc pas à cette communication.
Toutes ces catégories peuvent à leur tour impliquer des tiers, de sorte que vos données peuvent également devenir accessibles à ces derniers. Le traitement par certains tiers peut parfois être restreint (p. ex. pour les fournisseurs informatiques), mais pas le traitement par d’autres tiers (p. ex. autorités, prestataires de services financiers, etc.).
9. Vos données personnelles sont-elles aussi transmises à l’étranger ?
Comme indiqué au ch. 7, nous communiquons aussi les données à d’autres services. Ceux-ci ne se trouvent pas seulement en Suisse. Vos données peuvent donc aussi être traitées en Europe ; exceptionnellement, dans tous les pays du monde.
Si le destinataire se trouve dans un pays sans protection légale des données appropriée, nous obligeons par contrat le destinataire à respecter la protection des données applicable, dans la mesure où il n’est pas soumis à un règlement reconnu légalement pour garantir la protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition dérogatoire. Une exception peut notamment :
- s’appliquer en cas de procédure judiciaire à l’étranger,
- en cas d’intérêt public prépondérant,
- si l’exécution du contrat nécessite une telle communication, ou
- si vous y avez consenti.
Veuillez également noter que les données qui sont échangées par Internet sont souvent acheminées par des pays tiers. Vos données peuvent donc ainsi parvenir à l’étranger même si l’expéditeur et le destinataire se trouvent dans le même pays.
10. Pendant combien de temps traitons-nous les données personnelles ?
Nous traitons vos données tant que nos finalités de traitement, les délais légaux de conservation et nos intérêts légitimes au traitement à des fins de documentation et de preuve l’exigent ou tant qu’une conservation est techniquement nécessaire.
Nous conservons en général vos données pendant dix ans à compter du dernier échange avec vous, mais au moins à compter de la fin du contrat. Ce délai peut être plus long dans la mesure où c’est nécessaire à des fins de preuves ou pour le respect de prescriptions légales ou contractuelles ou sur le plan technique.
Si aucune obligation légale ou contractuelle ne s’y oppose, nous supprimons ou anonymisons vos données à l’expiration du délai de stockage ou de traitement dans le cadre de nos processus courants.
11. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous prenons des mesures de sécurité appropriée afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données personnelles, afin de les protéger contre le traitement injustifié ou illégal, et afin de minimiser le risque de perte, de modification involontaire, de divulgation involontaire ou d’accès non autorisé.
Des mesures comme le chiffrement et la pseudonymisation des données, la journalisation, les restrictions d’accès, l’enregistrement de copies de sauvegarde, les instructions données à nos collaborateurs, les accords de confidentialité et les contrôles font par exemple partie des mesures de sécurité de natures technique et organisationnelle. Les risques de sécurité ne peuvent toutefois pas être totalement exclus en général ; les risques résiduels sont inévitables.
12. Quels sont vos droits ?
Dans le cadre de notre traitement des données, vous disposez des droits suivants :
- Le droit de nous demander des informations pour savoir si nous traitons vos données, et lesquelles ;
- Le droit que nous corrigions les données si elles sont inexactes ;
- Le droit de demander l’effacement des données ;
- Le droit de nous demander l’exportation de certaines données personnelles dans un format électronique courant ou le transfert à un autre responsable ;
- Le droit de révoquer un consentement dans la mesure où notre traitement se fonde sur votre consentement ;
- Le droit d’obtenir sur demande des informations supplémentaires nécessaires pour exercer ces droits ;
Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés, veuillez vous adresser à nous par écrit ; vous trouverez nos coordonnées au ch. 2. Afin que nous puissions exclure toute utilisation abusive, nous devons vous identifier (p. ex. à l’aide d’une copie de pièce d’identité). Veuillez noter que des conditions, des exceptions ou des restrictions peuvent s’appliquer à ces droits en vertu de la législation sur la protection des données (p. ex. pour protéger des tiers ou des secrets professionnels).
Si vous n’êtes pas d’accord avec notre approche vis-à-vis de vos droits ou de la protection des données, veuillez nous en informer. Vous avez par ailleurs le droit de vous plaindre auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
13. Utilisons-nous des techniques de suivi en ligne et de publicité en ligne ?
Nous employons, sur notre site web et sur ProfondConnect, différentes techniques avec lesquelles nous-mêmes et les tiers que nous impliquons vous reconnaissons lors de votre utilisation et pouvons dans certains cas vous suivre au fil de plusieurs visites. Nous vous informons à ce sujet dans la présente section.
Pour l’essentiel, il s’agit de nous permettre de distinguer vos accès (via votre système) des accès d’autres utilisateurs, afin que nous puissions assurer le fonctionnement du site web et procéder à des analyses et des personnalisations. Dans ce cadre, nous ne souhaitons pas déduire votre identité, même si nous pourrions le faire, dans la mesure où nous, ou des tiers impliqués par nos soins, pouvons vous identifier à partir des données d’inscription. Même sans données d’inscription, les techniques employées sont cependant conçues pour que vous soyez reconnu en tant que visiteur individuel à chaque consultation du site, par exemple parce que notre serveur (ou les serveurs des tiers) vous attribue ou attribue à votre navigateur un numéro d’identification défini (un « cookie »).
Les cookies sont des codes individuels (p. ex. un numéro de série) que notre serveur ou un serveur de nos prestataires ou partenaires contractuels publicitaires transmet à votre système lors de la connexion avec notre site web et que votre système (navigateur, mobile) accepte et stocke jusqu’à la date d’expiration préprogrammée. Lors de chaque nouvel accès, votre système transmet ce code à notre serveur ou au serveur du tiers. Ainsi, vous êtes reconnu, même si votre identité est inconnue.
D’autres techniques peuvent être utilisées, avec lesquelles vous êtes reconnu avec une plus ou moins grande probabilité (c’est-à-dire distingué d’autres utilisateurs), p. ex. le « fingerprinting ». Dans le cadre du fingerprinting, votre adresse IP, le navigateur que vous utilisez, la résolution de l’écran, la langue sélectionnée et d’autres informations transmises par votre système à tous les serveurs sont combinés, ce qui donne une empreinte numérique plus ou moins unique. Il est ainsi possible de renoncer aux cookies.
A chaque fois que vous accédez à un serveur (p. ex. dans le cadre de l’utilisation d’un site web ou d’une application ou parce qu’une image visible ou invisible est intégrée dans un courriel), vos visites peuvent aussi être « traquées » (suivies). Si nous intégrons des offres d’un partenaire contractuel publicitaire ou d’un fournisseur d’outil d’analyse sur notre site web, celui-ci peut vous suivre de la même manière, même si vous ne pouvez pas être identifié au cas par cas.
Nous utilisons de telles techniques sur notre site web et autorisons certains tiers à le faire également. En fonction de la finalité de ces techniques, nous demandons cependant votre consentement avant de les utiliser. Vous pouvez accéder à vos paramètres actuels ici. Vous pouvez paramétrer votre navigateur afin qu’il bloque ou remplace certains cookies ou techniques alternatives, ou efface les cookies existants. Vous pouvez aussi ajouter une extension logicielle sur votre navigateur, qui bloque le suivi par certains tiers. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans la page d’aide de votre navigateur (généralement sous le mot clé de « protection des données ») ou sur les sites web des tiers, que nous indiquons ci-dessous.
On distingue les cookies suivants (on entend par là également des techniques ayant un fonctionnement comparable à celui du fingerprinting) :
Certains cookies sont nécessaires pour le fonctionnement du site web en tant que tel ou de certaines fonctions. Ils permettent par exemple d’assurer que vous puissiez passer d’une page à l’autre sans que les informations saisies dans un formulaire soient perdues. Ils assurent en outre que vous restiez connecté. Ces cookies sont seulement temporaires (« cookies de session »). Si vous les bloquez, le site web est susceptible ne plus fonctionner.
Afin de pouvoir optimiser notre site web et les offres correspondantes, et les faire mieux correspondre aux besoins des utilisateurs, nous utilisons des cookies afin d’enregistrer et analyser l’utilisation de notre site web, dans certains cas au-delà de la session. Nous le faisons en utilisant les services d’analyse de fournisseurs tiers. Nous les avons répertoriés ci-dessous.
Nécessaire pour la mise en œuvre et la fonctionnalité des contenus vidéo YouTube sur le site web.
Avant d’utiliser des cookies, nous vous demandons votre consentement. Vous pouvez le révoquer à tout moment par le biais des paramètres de cookies ici. Les cookies ont une date d’expiration de 24 mois maximum. Vous trouverez des détails sur les sites web des fournisseurs tiers.
Nous utilisons actuellement les offres des fournisseurs suivants (dans la mesure où ceux-ci utilisent vos données ou les cookies placés chez vous à des fins de gestion publicitaire) :
Google Irlande (dont le siège est en Irlande) est le prestataire du service « Google Analytics » et agit en tant que sous-traitant. Google Irlande s’appuie dans ce cadre sur Google LLC (dont le siège est aux Etats-Unis) en tant que sous-traitant (tous deux « Google »). Google suit le comportement des visiteurs de notre site web (durée, fréquence des pages consultées, origine géographique de l’accès, etc.) grâce à des cookies de performance (cf. ci-dessus) et établit pour nous sur cette base des rapports sur l’utilisation de notre site web. Nous avons configuré le service de sorte que les adresses IP des visiteurs soient abrégées par Google en Europe avant de les transférer aux Etats-Unis et ne puissent ainsi pas être retracées. Nous avons désactivé les paramètres « transfert de données » et « signaux ». Bien que nous puissions supposer que les informations que nous partageons avec Google ne soient pas des données personnelles pour Google, il est possible que Google puisse identifier les visiteurs à ses propres fins à partir de ces données, créer des profils à caractère personnel et relier ces données avec les comptes Google de ces personnes. Si vous consentez à l’utilisation de Google Analytics, vous consentez explicitement à un traitement qui comprend aussi le transfert de données personnelles (notamment les données d’utilisation du site web et de l’application, les informations du terminal et les identifiants individuels) aux Etats-Unis et dans d’autres pays. Vous trouverez ici des informations sur la protection des données par Google Analytics et si vous disposez d’un compte Google, vous trouverez d’autres informations sur le traitement par Google ici.
14. Quelles données traitons-nous sur nos pages des réseaux sociaux ?
Nous pouvons afficher une présence en ligne sur les réseaux sociaux et d’autres plateformes exploitées par des tiers. Nous recevons dans ce cadre des données de votre part et de celle des plateformes si vous nous contactez par le biais de cette présence en ligne (p. ex. si vous communiquez avec nous, commentez nos contenus ou consultez notre présence). Parallèlement, les plateformes analysent votre utilisation de notre présence en ligne et relient ces données à d’autres données connues des plateformes à votre sujet (p. ex. sur votre comportement et vos préférences). Elles traitent ces données à des fins propres sous leur propre responsabilité, notamment à des fins de marketing et afin de gérer leurs plateformes (p. ex. les contenus qu’elles vous présentent).
Nous pouvons diffuser nous-mêmes les contenus que vous publiez vous-même (p. ex. commentaires) (p. ex. dans notre publicité sur la plateforme, ou ailleurs). Nous pouvons, ou les exploitants des plateformes peuvent, effacer ou limiter des contenus dont vous êtes l’auteur ou vous concernant, conformément aux règles d’utilisation (p. ex. commentaires inappropriés).
Vous trouverez d’autres informations sur les traitements des exploitants des plateformes dans les avis de confidentialité des plateformes. Vous y découvrirez également dans quels pays ils traitent vos données, les droits d’information, d’effacement et autres droits des personnes concernées dont vous disposez, et comment les exercer ou obtenir d’autres informations. Nous utilisons actuellement les plateformes suivantes :
15. La présente déclaration de confidentialité peut-elle être modifiée ?
La présente déclaration de confidentialité ne fait pas partie d’un contrat conclu avec vous. Nous pouvons donc modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment. La version publiée sur le présent site web est la version actuellement en vigueur.
Dernière mise à jour : 16.6.2023