Dichiarazione sulla protezione dei dati di Profond Istituto di previdenza
1. Cosa contiene la presente dichiarazione sulla protezione dei dati?
Nella presente dichiarazione sulla protezione dei dati vi spieghiamo come trattiamo i vostri dati personali (qui denominati «dati»).
Per trattamento si intende l’acquisizione, la conservazione, l’utilizzo, l’elaborazione, la divulgazione, l’archiviazione o la cancellazione di dati.
Vi illustriamo:
- quali dati trattiamo,
- a quale scopo,
- per quanto tempo e
- su quale base
avviene il trattamento.
Inoltre specifichiamo
- a chi trasmettiamo i vostri dati,
- in che modo li proteggiamo e
- che diritti avete.
2. Chi è responsabile del trattamento dei dati?
Profond Istituto di previdenza è responsabile del trattamento dei dati conformemente alla presente dichiarazione. In caso di domande o richieste sulla protezione dei dati potete contattarci ai seguenti recapiti:
Profond Vorsorgeeinrichtung
Datenschutzberater
Zollstrasse 62
8005 Zürich
058 589 89 81
datenschutz@profond.ch
3. A chi è destinata la dichiarazione sulla protezione dei dati?
Il trattamento dei dati da parte nostra può riguardare in particolare le seguenti persone:
- persone assicurate,
- datori di lavoro (incl. referenti del datore di lavoro),
- familiari delle persone assicurate e altre persone beneficiarie,
- referenti di assicurazioni sociali e private, altri istituti di previdenza, fondazioni di libero passaggio, partner contrattuali, autorità ed enti pubblici,
- utenti del nostro sito web,
- abbonati alla nostra newsletter,
- persone che ci contattano.
Se ci trasmettete dati di altre persone, presumiamo che ne siate autorizzati e che i dati siano corretti. Con la trasmissione dei dati confermate che sia così. Vi preghiamo di assicurarvi altresì che questi soggetti siano stati informati della presente dichiarazione sulla protezione dei dati.
4. Quali dati trattiamo?
Trattiamo diverse categorie di dati riguardanti la vostra persona. Le principali sono le seguenti:
Per dati di base intendiamo i dati di cui abbiamo bisogno in aggiunta a quelli contrattuali (vedi sotto) per adempiere i nostri obblighi legali e contrattuali oppure per finalità pubblicitarie e di marketing.
Fanno parte dei dati di base ad es.:
- nome, cognome,
- indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e altri dati di contatto.
Per le persone assicurate o i loro familiari:
- stato civile, data di nascita, età, sesso, cittadinanza, numero AVS,
- data di entrata e di uscita presso il datore di lavoro, grado di occupazione, salario annuo, avere di vecchiaia,
- dati sulla salute, come ad esempio il grado di capacità lavorativa della persona assicurata.
I dati contrattuali sono dati che trattiamo in relazione alla stipula o all’esecuzione di un contratto. Ne fanno parte ad es. i dati personali necessari per l’espletamento della previdenza professionale (dati previdenziali) oppure per l’elaborazione di casi di prestazione (dati concernenti le prestazioni).
Rientrano nei dati contrattuali, previdenziali e concernenti le prestazioni ad es.:
- i dati concernenti casi di prestazione (ad es. motivo del caso di prestazione quale infortunio o malattia, dati sulla salute in relazione a un caso di prestazione);
- i dati concernenti un avvenimento della vita (ad es. acquisto di un’abitazione di proprietà, data di un divorzio);
- i dati concernenti la convenzione di affiliazione con il datore di lavoro (ad es. piano di previdenza, composizione della Commissione di previdenza per il personale).
Per dati finanziari intendiamo i dati personali relativi alla vostra situazione finanziaria. Vi rientrano anche i dati relativi a pagamenti e coordinate bancarie.
Per le persone assicurate trattiamo ad es.:
- dati sull’avere di vecchiaia,
- dati sul salario,
- riscatti nella previdenza professionale,
- pagamenti di rendite,
- dati sulla prestazione d’uscita.
Inoltre trattiamo anche dati finanziari di familiari e beneficiari, ad es. in caso di pagamento di rendite a favore di coniugi superstiti.
Quando ci contattate tramite ProfondConnect, via e-mail, per telefono, per posta oppure attraverso altri canali di comunicazione, registriamo i dati che scambiate con noi, compresi i vostri dati di contatto.
Alcuni servizi (ad es. ProfondConnect o la nostra newsletter) possono essere utilizzati solo attraverso un account utente o previa registrazione. In tale ottica raccogliamo i dati che ci fornite a tale scopo e quelli relativi all’utilizzo dell’offerta o del servizio.
Quando utilizzate i nostri siti web, ProfondConnect o altre offerte online, raccogliamo alcuni dati tecnici (ad es. indirizzo IP del vostro terminale o i log che registrano l’utilizzo dei nostri siti web).
Raccogliamo i vostri dati anche in altre situazioni. Ad esempio, in relazione a procedimenti amministrativi o giudiziari risultano dati (come atti, prove, ecc.) che possono riguardare anche voi. Possiamo inoltre raccogliere dati per motivi di protezione della salute (ad es. nell’ambito di piani di protezione).
Infine possiamo anche raccogliere dati riguardo a:
- chi e quando è entrato in un determinato edificio,
- chi e quando ha partecipato a eventi o iniziative.
Alcuni dei dati personali summenzionati sono dati personali particolarmente sensibili. In relazione a casi di previdenza e prestazione possiamo utilizzare i dati sulla salute (questionari sulla salute, referti medici, altre informazioni mediche ecc.). Trattiamo i dati personali particolarmente sensibili solo se strettamente necessario per l’espletamento della previdenza professionale oppure se avete acconsentito al loro trattamento.
5. Da dove provengono i dati personali?
Riceviamo i dati di base da voi in prima persona, dal vostro datore di lavoro, da terzi come ad es. altri istituti di previdenza e assicurazioni sociali, autorità, tribunali, partner contrattuali, fornitori di servizi finanziari e da fonti accessibili pubblicamente come registri pubblici o Internet.
6. Quali finalità ha il trattamento dei vostri dati?
- per la stipula e l’esecuzione di contratti di affiliazione con il datore di lavoro (soprattutto dati di base, dati contrattuali, previdenziali e concernenti le prestazioni, dati finanziari e dati di comunicazione);
- per l’ammissione di persone assicurate (ad esempio dati di base, dati contrattuali, previdenziali e concernenti le prestazioni, dati finanziari e dati di comunicazione);
- per il disbrigo di casi di previdenza e di prestazione, incl. il coordinamento con altri istituti di previdenza, assicurazioni sociali e private (nello specifico dati contrattuali, previdenziali, concernenti le prestazioni, dati finanziari e sulla salute);
- per determinare l’obbligo contributivo del datore di lavoro (dati contrattuali e dati finanziari).
- per rispondere a richieste e per l’assistenza alla clientela (soprattutto dati di base, di comunicazione, previdenziali e concernenti le prestazioni);
- per l’esecuzione di altri contratti (soprattutto dati di base, dati contrattuali e dati di comunicazione);
- per prevenire frodi e abusi e per garantire la sicurezza, soprattutto quella informatica (in particolare dati di comunicazione, dati di registrazione e dati tecnici);
- per rispettare leggi, direttive e raccomandazioni delle autorità e regolamenti interni e compliance (nello specifico dati di base, dati contrattuali, previdenziali e concernenti le prestazioni, dati finanziari e dati di comunicazione);
- per garantire la gestione dei rischi, il controllo interno e nell’ambito di un’oculata gestione aziendale, incl. l’organizzazione operativa e lo sviluppo aziendale, (soprattutto dati di base, dati contrattuali, previdenziali, concernenti le prestazioni e dati finanziari);
- per tutelare i diritti, ad es. dinnanzi a tribunali o autorità (in tal caso possono essere trattate tutte le categorie di dati personali);
- per altre finalità, ad es. nell’ambito della nostra amministrazione, tra cui la contabilità, l’archiviazione di dati e la formazione e il perfezionamento del personale (in tale ottica possono essere trattate tutte le categorie di dati).
7. Su quale base legale si fonda il trattamento dei vostri dati?
Il trattamento dei dati avviene sulla base della Legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (LPP), della Legge federale sul libero passaggio nella previdenza professionale (LFLP) e delle rispettive ordinanze.
Per l’erogazione di servizi che non sono disciplinati nella LPP e nella LFLP, in linea di principio trattiamo i dati solo dopo aver ricevuto il vostro consenso. Il consenso espresso può essere revocato in qualsiasi momento tramite comunicazione scritta con efficacia per il futuro. Non appena riceviamo la comunicazione relativa alla revoca del vostro consenso, smetteremo di trattare i vostri dati per le finalità alle quali avevate originariamente acconsentito, a meno che non disponiamo di un’altra base legale per farlo. La revoca del consenso non pregiudica la legittimità del trattamento effettuato fino alla revoca.
Laddove non richiediamo il vostro consenso al trattamento, basiamo il trattamento dei vostri dati personali sul fatto che esso sia necessario per l’avvio o l’esecuzione di un contratto oppure su un nostro interesse legittimo a perseguire le finalità descritte al punto 6. Ciò include anche la commercializzazione dei nostri servizi e l’interesse a comprendere meglio le vostre esigenze nonché a gestire e sviluppare in modo sicuro ed efficiente la nostra azienda, inclusa l’attività operativa.
Se entriamo in possesso di dati particolarmente sensibili, possiamo trattare i vostri dati anche sulla base di altri fondamenti giuridici, ad es. per eventuali processi o per rivendicare o difendere pretese giuridiche in caso di controversie relative alla necessità di trattare i dati. In singoli casi, possono esservi altri motivi legali, che vi comunicheremo separatamente se necessario.
8. A chi trasmettiamo i vostri dati?
In relazione all’erogazione della previdenza professionale trasmettiamo i vostri dati personali anche a terzi, in particolare alle seguenti categorie di destinatari:
Datori di lavoro, la trasmissione riguarda solo quei dati personali che possono essere divulgati al datore di lavoro;
Per il disbrigo di casi previdenziali e di prestazione possiamo divulgare dati ad altre assicurazioni previdenziali e sociali, altre compagnie assicurative, autorità ed enti pubblici, tribunali e studi legali esterni, fornitori di prestazioni mediche e periti, fornitori di servizi finanziari e di credito;
Per la verifica dell’indirizzo e della solvibilità e l’incasso di crediti possiamo coinvolgere soggetti terzi;
Possiamo trasmettere dati personali ad autorità, enti pubblici e tribunali, se siamo tenuti o autorizzati a farlo o ancora se risulta necessario per la tutela dei nostri interessi;
Altre persone: se il coinvolgimento di terzi risulta necessario per le finalità di cui al punto 6, possiamo trasmettere dati anche ad altri destinatari;
Fornitori di servizi: collaboriamo con fornitori di servizi in Svizzera e all’estero che su nostro incarico ricevono i dati da noi e li utilizzano in veste di responsabili del trattamento secondo le nostre direttive. In tale ottica essi devono adottare misure adeguate per la protezione e la sicurezza dei dati. Possono essere i cosiddetti responsabili dei dati anche altri fornitori di servizi, che da soli o insieme a noi decidono riguardo alle finalità e ai mezzi di trattamento (ad es. studi legali). Rientrano in questi fornitori di servizi anche broker e intermediari. I broker e gli intermediari sono obbligati da noi a rispettare le disposizioni di legge in vigore in materia di protezione dei dati e gli obblighi di riservatezza di cui alla LPP. Garantiamo per contratto che broker e intermediari trattino le informazioni sulla situazione previdenziale personale delle persone assicurate, che ricevono da Profond, esclusivamente per la creazione delle offerte. Essi possono inoltrare questi dati solo ad altri istituti di previdenza svizzeri. Qualsiasi ulteriore utilizzo o trattamento dei dati da parte di broker e intermediari non è consentito ai sensi del contratto. In particolare non è consentito loro inoltrare queste informazioni al datore di lavoro o ad altri soggetti terzi senza averle prima anonimizzate. Sono tenuti a garantire la sicurezza dei dati.
Questa divulgazione è necessaria per motivi legali o operativi. Gli obblighi di riservatezza previsti dal contratto non impediscono pertanto questa divulgazione.
Tutte queste categorie possono a loro volta coinvolgere soggetti terzi, pertanto i vostri dati possono essere accessibili anche a tali soggetti. Il trattamento da parte di alcuni soggetti terzi può essere parzialmente limitato (ad es. in caso di provider informatici), mentre quello da parte di altri soggetti no (ad es. autorità, fornitori di servizi finanziari ecc.).
9. I vostri dati personali finiscono anche all’estero?
Come specificato al punto 7, trasmettiamo dati anche in altre sedi, non ubicate solamente in Svizzera. I vostri dati possono pertanto essere trattati anche in Europa e, in casi eccezionali, in qualsiasi altro paese del mondo.
Se il destinatario ha sede in un paese privo di un’adeguata normativa sulla protezione dei dati, lo obblighiamo per contratto ad attenersi alla protezione dei dati applicabile, nella misura in cui non sia già soggetto a un regolamento riconosciuto dalla legge per garantire la protezione dei dati e non possiamo basarci su una clausola d’eccezione. Nello specifico un’eccezione può valere:
- per procedimenti giudiziari all’estero,
- in caso di interessi pubblici prevalenti,
- se l’esecuzione di un contratto richiede tale divulgazione,
- se avete dato il vostro consenso.
Tenete anche presente che i dati che vengono scambiati online vengono spesso inoltrati a Stati terzi. I vostri dati possono pertanto anche finire all’estero se mittenti e destinatari si trovano nello stesso paese.
10. Per quanto tempo trattiamo i dati personali?
Trattiamo i vostri dati per il tempo richiesto dalle nostre finalità di trattamento, dai termini di conservazione previsti per legge e dai nostri interessi legittimi di trattamento per finalità documentali e probatorie oppure per la durata di salvataggio necessaria dal punto di vista tecnico.
Di norma conserviamo i vostri dati per dieci anni dall’ultimo contatto con voi e, in ogni caso, almeno a partire dalla fine del contratto. Questo termine può essere più lungo, nella misura in cui risulti necessario per motivi probatori o per il rispetto di disposizioni giuridiche o contrattuali o ancora dal punto di vista tecnico.
Qualora non vi siano obblighi giuridici o contrattuali contrari, cancelliamo o anonimizziamo i vostri dati al termine della durata di salvataggio o trattamento nell’ambito delle nostre usuali procedure.
11. In che modo proteggiamo i vostri dati?
Adottiamo misure di sicurezza adeguate per proteggere la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei vostri dati personali con l’obiettivo di proteggerli dal trattamento non autorizzato o illegale e per minimizzare il rischio di perdita, modifica accidentale, divulgazione involontaria o accesso non autorizzato.
Le misure di sicurezza di natura tecnica e organizzativa possono ad esempio riguardare la cifratura e la pseudonimizzazione dei dati, protocollazione, limitazioni degli accessi, salvataggio di copie di sicurezza, direttive per il personale, accordi di riservatezza e controlli. Ciononostante non è possibile escludere totalmente i rischi per la sicurezza; rischi residui sono inevitabili.
12. Quali sono i vostri diritti?
In relazione al nostro trattamento dei dati avete i seguenti diritti:
- il diritto di ottenere informazioni riguardanti il trattamento dei dati da parte nostra con la specifica dei dati trattati;
- il diritto di richiedere la correzione dei dati da parte nostra qualora siano sbagliati;
- il diritto di richiedere la cancellazione dei dati;
- il diritto di richiedere il rilascio da parte nostra di determinati dati personali in un formato elettronico comune oppure la loro trasmissione a un altro responsabile;
- il diritto di revocare un consenso nella misura in cui il nostro trattamento sia legittimato dal vostro consenso;
- il diritto di ricevere su richiesta ulteriori informazioni, necessarie per l’esercizio di questi diritti.
Qualora vogliate esercitare i summenzionati diritti vi invitiamo a contattarci per iscritto; le nostre informazioni di contatto sono riportate al punto 2. Per poter escludere un abuso è necessario identificarvi (ad es. mediante copia di un documento d’identità). Tenete presente che questi diritti possono essere soggetti a requisiti, eccezioni o limitazioni ai sensi del diritto in materia di protezione dei dati applicabile (ad es. per la protezione di terzi o di segreti aziendali).
Vi preghiamo di comunicarci se non siete d’accordo con la nostra gestione dei vostri diritti o con la protezione dei dati. Avete altresì il diritto di presentare reclamo presso l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).
13. Utilizziamo tecnologie di tracciamento online e di pubblicità online?
Sul nostro sito web e su ProfondConnect utilizziamo diverse tecnologie che permettono a noi e a terzi da noi incaricati di riconoscervi nel momento dell’utilizzo e, in alcune circostanze, di tenere traccia delle vostre visite. Nel paragrafo seguente forniamo maggiori informazioni a questo riguardo.
Fondamentalmente queste tecnologie ci consentono di distinguere i vostri accessi (attraverso il vostro sistema) dagli accessi di altri utenti, con l’obiettivo di assicurare le funzioni del sito web ed effettuare analisi e personalizzazioni. In tale ottica non intendiamo risalire alla vostra identità, anche se potremmo, nella misura in cui noi o i terzi da noi incaricati possiamo identificarvi attraverso l’associazione ai dati di registrazione. Anche in assenza di dati di registrazione, le tecnologie impiegate sono tuttavia concepite in modo tale che voi o il vostro browser veniate riconosciuti a ogni visita del sito come utenti individuali, ad es. attraverso l’assegnazione di un determinato numero di riconoscimento (i cosiddetti «cookie») da parte del nostro server (o server di terzi).
I cookie sono codici individuali (ad es. un numero di serie) che il nostro server, o un server dei nostri fornitori o partner pubblicitari, trasmette al vostro sistema quando vi collegate al nostro sito web e che il vostro sistema (browser o dispositivo mobile) accetta e memorizza fino alla data di scadenza programmata. A ogni accesso successivo il vostro sistema trasmette questi codici al nostro server o al server di terzi. Questo permette di riconoscervi anche se la vostra identità non è nota.
Oltre a ciò possono essere impiegate anche altre tecnologie di riconoscimento (ovvero per distinguervi da altri utenti) che offrono un grado di probabilità più o meno elevato. Una di queste è il «fingerprinting». Con la tecnologia fingerprinting vengono combinati indirizzo IP, browser utilizzato, risoluzione dello schermo, scelta della lingua e altre informazioni che il vostro sistema comunica a ogni server per ottenere un’impronta digitale più o meno unica. In questo modo si evita la registrazione di cookie.
Nel momento in cui accedete a un server (ad es. durante la navigazione in un sito web o in un’app oppure perché in un’e-mail è integrata un’immagine visibile o invisibile) le vostre visite possono essere «tracciate». Quando nel nostro sito web integriamo offerte di un partner pubblicitario o di un fornitore di un tool di analisi, questi potranno tracciarvi sebbene non possano identificarvi nel dettaglio.
Sul nostro sito web utilizziamo queste tecnologie e consentiamo ad alcuni soggetti terzi di farlo. A seconda della finalità di queste tecnologie chiediamo tuttavia il vostro consenso prima dell’impiego. Potete accedere alle vostre impostazioni attuali cliccando qui. Potete impostare il vostro browser in modo tale da bloccare o ingannare determinati cookie o tecnologie alternative oppure cancellare i cookie esistenti. Potete inoltre installare nel vostro browser anche software che blocchino il tracciamento da parte di determinati soggetti terzi. Maggiori informazioni a tal proposito sono disponibili nella guida del browser stesso (di solito alla voce «Protezione dei dati») oppure sui siti web di terzi indicati di seguito.
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14. Quali dati trattiamo nei nostri profili sui social network?
Possiamo gestire profili online sui social network e altre piattaforme gestite da terzi. In tale ottica, quando ci contattate attraverso i nostri profili (ad es. quando comunicate con noi, commentate i nostri contenuti o visitate il nostro profilo), riceviamo dati da parte vostra e delle piattaforme. Contestualmente le piattaforme analizzano il vostro utilizzo dei nostri profili online e associano questi dati ad altri dati su di voi noti alle piattaforme (ad es. sulle vostre abitudini di navigazione e le vostre preferenze). Sotto la propria responsabilità tali piattaforme trattano questi dati anche per finalità proprie, in particolare per scopi di marketing e per gestire le proprie piattaforme (ad es. stabilire quali contenuti mostrarvi).
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15. La presente dichiarazione sulla protezione dei dati può essere modificata?
La presente dichiarazione sulla protezione dei dati non è parte integrante di un contratto con voi. Pertanto possiamo modificare la dichiarazione sulla posizione dei dati in qualsiasi momento. La versione pubblicata su questo sito web è sempre la più recente.
Ultimo aggiornamento: 16.6.2023