Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir zusätzlich zu den Vertragsdaten (siehe unten) für die Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten oder für Marketing- und Werbezwecke benötigen.

Zu den Stammdaten gehören z.B.:

• Vorname, Name,
• Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktdaten,

Bei versicherten Personen oder deren Angehörigen:

• Zivilstand, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, AHV-Nummer,
• Eintritt- bzw. Austrittsdatum beim Arbeitgeber, der Beschäftigungsgrad, der Jahreslohn, das Altersguthaben
• Gesundheitsdaten, wie z.B. der Grad der Arbeitsfähigkeit der versicherten Person.

Vertragsdaten sind Daten, die wir im Zusammenhang mit einem Vertragsschluss oder der Vertragsabwicklung bearbeiten. Darunter fallen beispielsweise Personendaten, welche wir für die Durchführung der beruflichen Vorsorge (Vorsorgedaten) oder bei der Bearbeitung von Leistungsfällen (Leistungsdaten) benötigen.

Zu den Vertrags-, Vorsorge- und Leistungsdaten gehören z.B.:

• Angaben im Zusammenhang mit Leistungsfällen (z.B. Grund des Leistungsfalls wie etwa Unfall oder Krankheit, Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit einem Leistungsfall)
• Angaben im Zusammenhang mit einem Lebensereignis (z.B. Kauf von Wohneigentum, Datum einer Scheidung)
• Angaben im Zusammenhang mit der Anschlussvereinbarung mit dem Arbeitgeber (z.B. Vorsorgeplan, Zusammensetzung der Personalvorsorgekommission)

Darunter verstehen wir Personendaten, welche sich auf Ihre finanziellen Verhältnisse beziehen. Dazu gehören auch Daten im Zusammenhang mit Zahlungen und Bankverbindungen.

Bei den versicherten Personen bearbeiten wir beispielsweise.:

• Angaben zum Altersguthaben
• Daten über den Lohn,
• Einkäufe in die berufliche Vorsorge,
• Auszahlungen von Renten und
• Angaben zur Austrittsleistung.

Weiter bearbeiten wir auch Finanzdaten von Angehörigen und Begünstigten, z.B. bei der Auszahlung von Renten an überlebende Ehegatten.

Wenn Sie mit uns über ProfondConnect, per E-Mail, Telefon, per Brief oder über andere Kommunikationsmittel in Kontakt stehen, erfassen wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Daten, einschliesslich Ihrer Kontaktdaten.

Bestimmte Dienstleistungen (z.B. ProfondConnect oder unsere Newsletter) können nur mit einem Benutzerkonto oder einer Registrierung genutzt werden. Dabei müssen Sie uns bestimmte Daten angeben, und wir erheben Daten über die Nutzung des Angebots oder der Dienstleistung.

Wenn Sie unsere Webseiten, ProfondConnect oder andere elektronische Angebote nutzen, erheben wir bestimmte technische Daten (z.B. IP-Adresse Ihres Endgerätes oder Protokolle, in denen die Verwendung unserer Webseiten aufgezeichnet werden).

Wir erheben Ihre Daten auch in anderen Situationen. Im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren etwa fallen Daten an (wie Akten, Beweismittel etc.), die sich auch auf Sie beziehen können. Auch aus Gründen des Gesundheitsschutzes können wir Daten erheben (z.B. im Rahmen von Schutzkonzepten).

Schliesslich können wir auch Daten darüber erheben:

• wer wann bestimmte Gebäude betritt oder
• wer wann an Anlässen oder Aktionen teilnimmt.

• zum Abschluss und zur Abwicklung von Anschlussverträgen mit dem Arbeitgeber. Dabei bearbeiten wir insbesondere Stamm-, Vertrags-, Vorsorge- und Leistungsdaten, Finanzdaten und Kommunikationsdaten;
• zur Aufnahme versicherter Personen. Wir bearbeiten dabei beispielsweise Stamm-, Vertrags-, Vorsorge-, Leistungs-, Finanz- und Kommunikationsdaten.
• Zur Abwicklung von Vorsorge- und Leistungsfällen, inkl. Koordination mit anderen Vorsorgeeinrichtungen, Sozial- und Privatversicherungen.  Dabei bearbeiten wir insbesondere Vertrags-, Vorsorge-, Leistungs-, Finanz- und Gesundheitsdaten.
• Zur Ermittlung der Beitragspflicht des Arbeitgebers bearbeiten wir Vertrags- und Finanzdaten.

• Zur Beantwortung von Anfragen und zur Kundenpflege. Dabei bearbeiten wir vor allem Stamm-, Kommunikations-, Vorsorge- und Leistungsdaten; 
• Zur Vertragsabwicklung von weiteren Verträgen bearbeiten wir insbesondere Stamm-, Vertragsdaten und Kommunikationsdaten;   
• Zur Betrugs- und Missbrauchs-Prävention und für die Gewährleistung der Sicherheit - insbesondere der IT-Sicherheit - bearbeiten wir vor allem Kommunikations-, Registrierungs- und technische Daten;
• Zur Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden und internen Regularien (Compliance). Dabei bearbeiten wir insbesondere Stamm-, Vertrags-, Vorsorge-, Leistungsdaten, Finanz- und Kommunikationsdaten.
• Zur Sicherstellung des Risikomanagements, der internen Kontrolle und im Rahmen einer umsichtigen Unternehmensführung (einschliesslich Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung) bearbeiten wir vor allem Stamm-, Vertrags-, Vorsorge-, Leistungs- und Finanzdaten.
• Zur Wahrung von Rechten, bspw. vor Gerichten oder bei Behörden, dabei können alle Kategorien von Personendaten betroffen sein;
• Zu weiteren Zwecken; z.B. im Rahmen unserer Administration, dazu gehören beispielsweise die Buchhaltung, die Archivierung von Daten und die Schulung und Ausbildung von Mitarbeitenden. Dabei können alle Kategorien von Daten bearbeitet werden.

Arbeitgeber, die Übermittlung betrifft nur diejenigen Personendaten, welche dem Arbeitgeber bekannt gegeben werden dürfen;

Bei der Bearbeitung von Vorsorge- und Leistungsfällen können wir Daten anderen Vorsorge- und Sozialversicherungen, anderen Versicherungen, Behörden und Ämtern, Gerichten und externen Anwälten, medizinischen Leistungserbringern und Sachverständigen, Finanzdienstleistern und Kreditgebern bekanntgeben;

Bei der Adress- und Bonitätsprüfung und dem Inkasso von Forderungen können Dritte beigezogen werden;

Behörden, Ämter und Gerichte können Personendaten von uns erhalten, wenn wir dazu verpflichtet oder berechtigt sind oder wenn es zur Wahrung unserer Interessen erforderlich erscheint.

Weitere Personen: wenn sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. 6 ergibt, können Daten auch an andere Empfänger bekanntgegeben werden.

Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die in unserem Auftrag Daten von uns erhalten und gemäss unseren Weisungen als Auftragsbearbeiter verwenden. Sie müssen geeignete Massnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit treffen. Andere Dienstleister können sogenannte Datenverantwortliche sein, welche allein oder zusammen mit uns über den Zweck und die Mittel der Bearbeitung entscheiden (z.B. Anwälte). Zu diesen Dienstleistern gehören auch Broker und Makler. Die Broker und Makler werden von uns verpflichtet, die geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen und die Geheimhaltungspflichten gemäss BVG einzuhalten. Wir stellen vertraglich sicher, dass Broker und Makler Informationen zur persönlichen Vorsorgesituation von versicherten Personen, welche die Broker und Makler von Profond erhalten, ausschliesslich zur Offertenerstellung bearbeiten. Sie dürfen diese Daten nur an andere schweizerische Vorsorgeeinrichtungen weiterleiten. Eine darüber hinausgehende Nutzung oder Bearbeitung der Daten durch Broker und Makler ist gemäss Vertrag nicht zulässig. Es ist den Brokern und Maklern insbesondere nicht erlaubt, diese Informationen ohne Anonymisierung an den Arbeitgeber oder an andere Dritte weiterzuleiten. Sie müssen die Datensicherheit gewährleisten.

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